ฐานข้อมูล

แฟ้มข้อมูล

ประเภทของแฟ้มข้มูล



ประเภทของแฟ้มข้อมูล สามารถแบ่งได้ดังนี้


  1. แฟ้มข้อมูลหลัก (Master File) เป็นแฟ้มที่เก็บข้อมูลอย่างถาวร แฟ้มนี้จะไม่ค่อยมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลบ่อยนัก เพราะการปรับปรุงข้อมูลจะกระทำจากแฟ้มรายการ (Transaction File) ดังนั้นข้อมูลที่เก็บอยู่ในแฟ้มข้อมูลหลักจะเป็นข้อมูลที่ทันสมัย (Up to date) อยู่เสมอ สามารถนำไปอ้างอิงได้ เช่น แฟ้มข้อมูลพนักงาน แฟ้มรายการสินค้า แฟ้มข้อมูลนักศึกษา แฟ้มข้อมูลภาควิชา


  2. แฟ้มรายการ (Transaction File) เป็นแฟ้มข้อมูลชั่วคราว ที่รวบรวมการเปลี่ยนแปลง ของแฟ้มข้อมูลหลักหรือทำหน้าที่รายงานการเปลี่ยนแปลงของแฟ้มข้อมูลหลัก มีการเก็บเป็นรายการย่อย ๆ โดยอาจจัดเรียงข้อมูลให้เหมือนแฟ้มข้อมูลหลัก เพื่อนำไปปรับปรุงแฟ้มข้อมูลหลักให้ทันสมัย เมื่อปฏิบัติงานเสร็จสิ้นก็จะถูกลบทิ้งโดยอัตโนมัติ ส่วนใหญ่จะเก็บข้อมูลที่ใช้ในธุรกิจประจำวัน เช่น แฟ้มข้อมูลรายการขายสินค้าประจำวัน รายการฝากถอนเงิน ฯลฯ


  3. แฟ้มดัชนี (Index File) เป็นแฟ้มข้อมูลที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อช่วยในการประมวลผลข้อมูลให้รวดเร็วยิ่งขึ้น โดยส่วนใหญ่ถูกสร้างมาจากแฟ้มข้อมูลหลัก คือ เป็นแฟ้มดัชนีของแฟ้มข้อมูลหลักนั่นเอง เพื่อช่วยในการค้นหาข้อมูลในแฟ้มข้อมูลหลักให้รวดเร็วยิ่งขึ้น แฟ้มดัชนีเป็นแฟ้มข้อมูลที่ผ่านการจัดเรียงแล้ว โดยการจัดเรียงตาม คีย์หลักของแฟ้มข้อมูลหลัก โดยปกติแล้วแฟ้มดัชนีประกอบด้วย ฟิลด์ 2 ฟิลด์ ด้วยกันคือ ฟิลด์ที่เป็นคีย์หลักของแฟ้มข้อมูลหลัก และ ฟิลด์ที่เก็บตำแหน่งระเบียนของคีย์หลัก ในแฟ้มข้อมูลหลัก


  4. แฟ้มงาน (Work File) เป็นแฟ้มข้อมูลที่ถูกสร้างในระหว่างการทำงานของโปรแกรมระบบงาน เมื่อสิ้นสุดการทำงานของโปรแกรม แฟ้มข้อมูลปะเภทนี้จะถูกลบทิ้งทันที เช่น Temp File ที่ถูกสร้างโดย ระบบวินโดว์ เป็นต้น


  5. แฟ้มรายงาน (Report File) เป็นแฟ้มข้อมูลที่ใช้สำหรับรายงานผลออกทางจอภาพ (Monitor) หรือทางเครื่องพิมพ์ (Printer) ซึ่งเราสามารถจัดรูปแบบของรายงานได้ตามต้องการ


  6. แฟ้มสำรอง (Backup File) เป็นแฟ้มข้อมูลที่คัดลอกข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลหลักเพื่อสำรองเก็บไว้เมื่อเกิดปัญหากับแฟ้มข้อมูลหลัก ก็สามารถนำแฟ้มสำรองกลับมาใช้งานได้ ถือว่าเป็นแฟ้มที่มีความสำคัญมากประเภทหนึ่ง

ความแตกต่างระหว่างระบบสารสนเทศ DSS กับ EIS

ความแตกต่างระหว่างระบบสารสนเทศ DSS กับ EIS 

- EIS ย่อมาจาก executive information system แปลว่า ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหาร หมายถึง การนำสารสนเทศหรือข้อมูลต่าง ๆ มาเก็บไว้ในรูปแบบที่ผู้บริหารมักจะต้องการใช้ และสามารถจะเรียกมาดู หรือใช้ได้สะดวก

- DSS คือ ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System :DSS) เป็นซอฟแวร์ที่ช่วยในการตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดการ การรวบรวมข้อมูล การวิเคราะห์ข้อมูล และการสร้างตัวแบบที่ซับซ้อน ภายใต้ซอฟต์แวร์เดียวกัน

- EIS และ DSS ต่างถูกพัฒนาขึ้น เพื่อจัดการกับข้อมูลให้อยู่ในลักษณะที่เป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจของผู้ใช้ แต่ทั้งสองระบบจะมีความแตกต่างกันในระดับของการใช้งาน การนำเสนอข้อมูล และความยากง่ายในการใช้ โดยที่เราสามารถกล่าวได้ว่า EIS เป็น DSS ที่ถูกพัฒนาขึ้นเป็นพิเศษ เพื่อตอบสนองความต้องการด้านสารสนเทศในการตัดสินใจแก้ปัญหา และการดำเนินงานของผู้บริหารที่ไม่ต้องการข้อมูลที่ละเอียดและมีความถูกต้องสมบูรณ์

กลับไปหน้าประเภทของเทคโนโลยีสารสนเทศ

ความแตกต่างระหว่างระบบสารสนเทศ MIS กับ DSS

ความแตกต่างระหว่างระบบสารสนเทศ MIS กับ DSS

- ระบบ MIS เป็นระบบที่มีการนำผลการประมวลผลในระดับของระบบ DP ของแต่ละงานในหน่วยงานที่ประมวลผล มาแล้วทำการแลกเปลี่ยนข้อมูลของงานแต่ละงานที่เกี่ยวข้องกันหรือมีความสัมพันธ์กันของข้อมูลของงานแต่ละงาน

- ระบบ DSS เป็นระบบที่ทำการสร้างขึ้นมาเพื่อเป็นเครื่องมือช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ ของผู้บริหารในการตัดสินใจ โดยการนำการประมวลผลในระบบ MISมาประกอบกาานำ สารสนเทศจากภายนอกมาประกอบในการสร้างเครื่องมือ

- ความแตกต่างระหว่าง DSS กับ MIS คือ เน้นการตัดสินใจแบบมีโครงสร้าง (แนวทาง – ตรรก ที่แน่นอน) และใช้ข้อมูลภายในจากระบบ Dss เป็นหลัก จุดมุ่งหมายเพื่อบริหารจัดการ (Supervise) งานของหน่วยปฏิบัติการ ให้บรรลุเป้าหมาย ตามแผนงานที่กำหนดมาโดยผู้บริหารระดับกลาง ภายใต้งบประมาณ เวลาและข้อจำกัดอื่นๆ ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

กลับไปหน้าประเภทของเทคโนโลยีสารสนเทศ